Guida pratica per integrare i nuovi talenti e ridurre il turnover. Leggi di più!
Sapevi che il 70% delle persone che iniziano un nuovo lavoro in Italia pensa di lasciarlo subito dopo il primo giorno? La statistica pubblicata da Michael Page nella sua Guida all’Onboarding 2025 invita a riflettere sull’impatto della prima impressione e sull’importanza di accogliere adeguatamente le persone, cercando di orientare e dare uno scopo ai loro primi giorni di lavoro.
Prima di iniziare, mettiamoci nei panni di una persona al suo primo giorno di lavoro. Per quanto buone siano le sue intenzioni e la sua volontà di integrarsi, la mancanza di un’accoglienza adeguata potrebbe aumentare la sensazione di disorientamento e l’ansia tipicamente associate ai primi giorni, rallentando il suo processo di attivazione produttiva. Inoltre, in molti casi, se l’azienda non supera l’esame delle aspettative del lavoratore, si rischia di provocare dimissioni premature che comportano un alto costo per l’organizzazione.
Secondo uno studio di Jointly-Teha 2024, le dimissioni nei primi sei mesi dall’inserimento comportano in media una perdita tra gli 11.000 e i 13.000 euro per le aziende. Sicuramente, dopo aver assimilato questa cifra, condividi con noi la necessità di affrontare i processi di onboarding come una parte essenziale e il coronamento finale di qualsiasi processo di selezione. Vediamo come farlo in modo efficace!
Cos’è un onboarding strutturato e perché è importante?
Il successo di un buon onboarding si traduce in un maggiore coinvolgimento nelle attività e negli obiettivi aziendali, portando il dipendente ad adottarne la cultura come propria.
Il suo obiettivo è accogliere il nuovo dipendente, favorendo la comprensione del suo ruolo all’interno delle attività e degli obiettivi dell’azienda. Per farlo, è importante considerare sia l’aspetto umano e le questioni tecniche di base (account, credenziali o badge d’ingresso), sia un piano formativo personalizzato che lo aiuti a integrare strumenti e processi interni e ad assimilare la cultura della sua nuova azienda.
Molti professionisti delle risorse umane hanno ormai compreso che il processo di onboarding inizia nel momento stesso in cui il candidato accetta l’offerta di lavoro, ovvero quando inizia a creare le prime aspettative sul suo nuovo ruolo. Si tratta di un processo graduale che può durare fino a 90 giorni, in cui il dipendente attraversa diverse fasi: dalla comprensione dell’ambiente e dei processi, al primo contributo attivo, fino alla completa autonomia e alla creazione di valore per l’azienda.
Pre-boarding, Giorno 1 e un piano fino a 90 giorni
Le fasi principali per il successo di un processo di onboarding vanno dall’accoglienza umana alla piena assimilazione dei processi e della cultura aziendale.
Pre-boarding: orientare le aspettative
Come dicevamo, dal momento in cui il candidato accetta l’offerta, è necessario iniziare a prepararlo mentalmente a quello che sarà il suo processo di inserimento. Alcune azioni fondamentali in questo momento sono informare il team della nuova assunzione e inviare un’email di benvenuto in cui siano chiari gli aspetti logistici chiave: giorno, ora, indirizzo della sede o eventuale parcheggio disponibile. È importante anche indicare chi lo riceverà e condividere una breve agenda della prima giornata.
Giorno 1: il fattore umano è la chiave del successo
Il primo giorno di onboarding il fattore umano diventa il vero protagonista. L’obiettivo principale è far sentire la persona accolta, farla ambientare e farle respirare l’atmosfera aziendale quotidiana. È uno sforzo collettivo: la responsabilità dell’accoglienza non ricade solo sul manager o sul referente HR di turno. Molte aziende affiancano al nuovo arrivato la figura del Buddy, un collega di pari livello (non un manager) che funge da punto di riferimento informale per aiutarlo nei primi passi del processo d’inserimento.
Agenda del giorno:
- Benvenuto e tour:Iniziare la giornata con un breve tour dell’ufficio per presentare i diversi dipartimenti e i colleghi. Un’ottima idea è coinvolgere il team facendolo presentare in modo spontaneo o con una battuta.
- Allineamento delle aspettative:Un incontro con il manager per il benvenuto ufficiale, un’occasione per chiarire aspettative, obiettivi del ruolo e illustrare il piano di integrazione.
- Kit tecnico:Consegnare al nuovo dipendente il computer, le credenziali di accesso, il badge e tutti i supporti tecnici necessari per iniziare senza intoppi.
- Pranzo di squadra:Accompagnare la persona durante la pausa pranzo organizzando un momento informale con i futuri colleghi.
- Tempo per organizzarsi:Concludere la giornata lasciando un momento di tranquillità in cui la persona possa sistemarsi, familiarizzare con le risorse e assimilare le informazioni ricevute.
Primi 30-90 giorni: piano di formazione personalizzato e immersione culturale
I successivi 30-90 giorni serviranno per guidare la scoperta dell’azienda e l’assimilazione progressiva di strumenti e processi. L’ideale è strutturare un percorso personalizzato che si adatti alle esigenze del dipendente. È fondamentale che sia un piano equilibrato, per evitare di sovraccaricare il lavoratore e, allo stesso tempo, garantire senza perdite di tempo l’apprendimento essenziale per farlo partire al meglio.
Le azioni principali in questa fase comprendono la pianificazione di incontri con i responsabili delle diverse aree (per fornire un “Who’s who” e facilitare la creazione di relazioni interne) e la definizione di un programma formativo su misura. L’obiettivo è sviluppare competenze e abilità affinché, entro un massimo di 90 giorni, la persona sia in grado di lavorare a pieno ritmo e portare il valore atteso all’organizzazione.
Onboarding da remoto: la sfida dell’accoglienza nell’era dello smart working
Lo smart working e i modelli di lavoro full remote rappresentano una sfida per i processi di onboarding, poiché rendono più complessa l’accoglienza umana e la creazione di relazioni professionali. Superare la barriera digitale è indispensabile: a questo scopo, è consigliabile prevedere una prima settimana di presentazione e accoglienza presso la sede dell’azienda, seguita da un piano di formazione a lungo termine da remoto, integrato da attività di team building e riunioni di squadra periodiche in presenza, quando possibile. L’obiettivo è garantire che la modalità da remoto non disumanizzi le organizzazioni, il che richiede un piano d’azione ben definito e un investimento concreto da parte dell’azienda.
Come misurare il successo di un buon onboarding
Secondo l’organizzazione professionale SHRM (Society for Human Resource Management), le aziende con un onboarding efficace mantengono l’82% dei propri dipendenti oltre i primi 12 mesi. La misurazione è fondamentale per il miglioramento continuo dei processi organizzativi. Alcuni KPI chiave associati al successo dell’onboarding sono:
- Retention Rate: Quanti nuovi assunti hanno lasciato l’azienda entro 30 giorni, 90 giorni o il primo anno?
- Time to productivity: Quanto tempo impiega un nuovo dipendente a raggiungere la piena autonomia nel suo ruolo? La chiave sta nel ridurlo al minimo, senza però sopraffare la persona.
- Employee Engagement Score nel primo anno: Misurare il livello di soddisfazione e integrazione dei dipendenti nel corso del primo anno offre informazioni preziose per perfezionare costantemente i processi di onboarding.
In conclusione: L’onboarding non è un evento isolato (one-time moment) né un mero adempimento burocratico: è un momento cruciale che suggella il successo di un processo di selezione. Un percorso ben progettato riduce ilturnovere trasforma l’ansia del primo giorno in un coinvolgimento a lungo termine e in un valore concreto per l’azienda. Com’è strutturato il processo di accoglienza nella tua organizzazione?